Johansen.se

När en andra våg av covid-19-pandemin sveper över världen, och allt fler länder svarar med strängare restriktioner och nedstängningar, ökar risken för att cio:er ånyo kommer att ställas inför att genomföra snabba nedskärningar på kostnadssidan.
Analysföretaget Gartner konstaterar att covid-19-pandemin redan haft en omfattande påverkan på den globala ekonomin, och att många cio:er varit tvungna att göra omedelbara kostnadsbesparingar på it-verksamheten.
I en ny kostnadsoptimeringsrapport pekar de ut de bästa sätten att genomföra de här besparingarna på.
Svåra åtgärder
– Svåra tider kräver svåra åtgärder, säger Chris Ganly, senioranalytiker på Gartner. Men även i organisationer som kämpar för att överleva måste cio:n genomföra kostnadsbesparingarna på det sätt som är minst skadligt för ett företag på medellång och lång sikt.
– Det kommer att hjälpa företagen att återhämta sig snabbare nästa år och därefter.
Se de tio regler som Gartneranalytikerna menar att man bör utgå ifrån när man står inför snabba kostnadsnedskärningar i faktarutan nedan.
Galliopi Demetriou som är den andra författaren till den här rapporten säger till Computer Sweden att företag över alla branscher har sett en 7,3-procentig minskning av it-investeringarna hittills i år jämfört med förra året.
Nästa år räknar Gartner med att investeringarna går upp igen, med 4,3 procent, men att företag fortfarande kommer att vara beroende av att skära i kostnaderna för att hålla uppe kassaflödena.
– Hittills under covid-19 har det varit en mix av besparingsåtgärder som företagen gjort för att hantera kostnadstrycket. Den mest populära, snabba åtgärden har varit att omförhandla kontrakt med leverantörer.
– Därefter har det handlat om att skjuta upp betalningar och senarelägga projekt. Men det har också varit en effekt på personalen, då man gjort sig av med kontraktsanställda och tillfällig personal, och fryst nyanställningar.
Inverkan på bemanningen
Galliopi Demetriou berättar att enligt de mätningar som Gartner gjort bland cio:er är det 31,5 procent som uppger att de omförhandlat sina leverantörsavtal. 21 procent uppger att krisen haft inverkan på bemanningen.
Finns det en risk för att det blir större personalneddragningar framöver?
– Hittills är det mest konsulter och tillfällig personal som påverkats medans organisationerna använt sig av statliga stödprogram för att behålla den fasta personalen. Jag har inte sett några undersökningar över hur planerna ser ut för den närmaste framtiden, men företagen måste också ta hänsyn till leveransen av it-tjänster för att upprätthålla kontinuitet och resultat. Annars försvåras återhämtningen.
Vilka lärdomar tycker du är viktigast för cio:er att dra från covid-19-pandemin hittills?
– Att även om många känner trycket att göra kostnadsbesparingar så är det viktigt att inse att it inte är en silo. De måste arbeta nära verksamheten för att kunna bedöma vilka tjänster som är viktiga i dag och framöver. Bara då kan cio:er bestämma exakt vilka kostnader som kan sänkas och vilka man ska ha kvar.
Läs mer:Coronakrisen har utmanat cio:ns prioriteringar – och chefskapetCoronakrisen kräver nytt ledarskap – därför har Sverige ett försprång

Fakta
Här är Gartners 10 regler för snabba kostnadsnedskärningar:

1. Sikta på att få en omedelbar effekt. Eliminera, minska eller stäng av poster som påverkar budgeten på veckor eller månaders sikt, inte på års sikt. Exempel är kostnader som kommer och betalas månadsvis eller kvartalsvis eller på ”pay-as-you-go”-basis, snarare än årliga kostnader.
2. Minska, frys inte. Fokusera på kostnader som verkligen kan minskas eller elimineras, inte på de som bara kan frysas under nuvarande period, bara för att sedan dyka upp igen längre fram.
3. Cash is king. Rikta in dig på poster som har verklig inverkan på balansräkningen snarare än på poster som avskrivningar och nedskrivningar.
4. Planera för att göra det här en gång. De flesta organisationer skär inte tillräckligt djupt den första gången, vilket innebär att de ofta behöver över kostnaderna snart igen. Det här är särskilt relevant om det handlar om personalneddragningar, där återkommande cykler kan vara mycket skadliga för organisationen.
5. Inspektera kontot noga. Arbeta tillsammans med din ekonomipartner för att få en fullständig bild av detaljerna i kostnadsnivån, som utgifter, periodiseringar och förskottsbetalningar, och vilken omedelbar effekt de får.
6. Identifiera utgifter som ännu inte betalats eller som inte är färdiga. Om de här inte kan dras tillbaka kommer de att få en omedelbar effekt. Utvärdera kontrakten för att se om det finns klausuler för omförhandling eller uppsägning.
7. Var holistisk: Inkludera kapital. Vanligtvis är driftskostnaderna de lättaste att påverka, men investeringarna kan också minskas. Se till att alla it-utgifter utvärderas när det ska göras snabba minskningar.
8. Icke-återvinningsbara kostnader (sunk costs) är irrelevanta. När det handlar om att spara pengar brukar det sägas att ” icke-återvinningsbara kostnader är irrelevanta”. Det handlar om kostnader för redan anskaffade resurser som inte påverkas oavsett hur man handlar. Det innebär att framtida utgifter får utvärderas utan att man relaterar till tidigare utgifter eller ej återvinningsbara kostnader. Ur en snabb kostnadsminskningssynpunkt stämmer detta väl, men det är fortfarande värt att utvärdera om besparingen kan vara större än den fördel som kan och ska levereras genom att fortsätta.
9. Identifiera diskretionära kostnader, (det vill säga utgifter för nya projekt, ytterligare kapacitet eller tjänster) och icke-diskretionära kostnader (det vill säga kostnader som driver verksamheten, som it-infrastruktur). Den förstnämnda kategorin ses ofta som lättare att dra ner på, men kom ihåg att det också går att minska den andra kategorin genom att minska användning eller service.
10.Ta itu med både rörliga och fasta kostnader. Fasta kostnader är kostnader som förblir konstanta, oavsett aktivitet eller volym, såsom kontorshyra, prenumerationer och löner. För fasta kostnader, fokusera på eliminering. Rörliga kostnader förändras utifrån användning och volym. När det gäller dessa – fokusera både på minskning och eliminering. Läs mer…